Что такое категорирование: Значение слова КАТЕГОРИРОВАНИЕ. Что такое КАТЕГОРИРОВАНИЕ?

Как классифицировать вашу базу знаний

Категоризация базы знаний является важной частью информационной архитектуры. Ваши категории создают порядок из хаоса и уменьшают сложность.

Многие технические писатели борются как с категоризацией, так и с маркировкой документации. Они задаются вопросом, как их пользователи потребляют информацию и какие термины используют их для частей вашей организации или продукта.

Ответ таков: это не так важно. Это связано с тем, что информационная архитектура — это карта, которую вы даете своим пользователям, чтобы помочь им более целенаправленно и эффективно перемещаться по вашей документации.

Карта основана на ряде предположений, о которых большинство людей придерживаются:

• Как работают веб-сайты
• Как обычно структурируется информация
• Текущий контекст пользователя.

Если вы еще этого не сделали, узнайте, как создать информационную архитектуру для вашей базы знаний. Затем продолжайте читать, чтобы узнать, как классифицировать вашу базу знаний.

Что такое категоризация?

Кембриджский словарь определяет классификацию следующим образом:

«Объединять людей или предметы в группы с одинаковыми функциями.

Это дает нам хорошее начало, но на самом деле не говорит нам, как классифицировать наш контент или какова может быть конечная цель категоризации.

Обращаясь к Википедии, теперь у нас есть объяснение, что классификация означает:

«Категоризация — это процесс, в котором идеи и объекты распознаются, дифференцируются и понимаются. Категоризация подразумевает, что объекты сгруппированы в категории, обычно для какой-то конкретной цели. В идеале категория освещает отношения между субъектами и объектами знаний.Категоризация имеет основополагающее значение в языке, прогнозировании, умозаключениях, принятии решений и во всех видах взаимодействия с окружающей средой. Указано, что категоризация играет важную роль в компьютерном программировании ».

Мы можем понять категоризацию, если подумать о таксономии — практике и науке классификации вещей или концепций, а также о принципах, лежащих в их основе.

Категоризацию можно рассматривать как часть вашей таксономии для понятий внутри вашего сложного информационного объекта — базы знаний.Ваши категории являются частью вашей таксономии, и они ограничены определенной областью знаний, которая формирует внешние границы вашей таксономии.

Посмотрите на эту таксономию для британских акул:

Источник изображения

Область знаний — «Британские акулы». Создатель включил всех акул в этом домене, и они классифицированы в соответствии с их принадлежностью в определенных подкатегориях. Подкатегории определяются наличием определенных биологических особенностей.

В контексте таксономии используются следующие категории:

• Концептуальная основа для обсуждения
• Инструмент для анализа
• Метод поиска информации

Категории в вашей таксономии должны быть «взаимоисключающими и однозначными» и включите все возможности (весь ваш контент) в целом.

Ваша таксономия должна быть:

• Как можно проще
• Легко запомнить
• Легко использовать на практике

Что означает классификация для технических писателей?

Ваши категории — это зоны на вашей карте информационной архитектуры.Они ориентируют вашего пользователя, сообщая им, где они находятся. Категоризация — это то, как вы организуете свою документацию в значимые группы.

Маркировка

Метки категории служат «маркерами» для ваших пользователей, показывая, на какой «остановке» они находятся, и подсказывая, куда они могут пойти дальше.

Это означает маркировку ваших категорий документации запоминающимися терминами. Например, называть ваши категории «Один», «Два» и «Три» бесполезно. Называйте их вещами, которые что-то значат для ваших пользователей.

Пример

Для типичной электронной коммерции это может быть:

• Оформить заказ
• Заказы
• Поставки и возврат
• Счет

Эти основные категории верхнего уровня в основном определяются этапом процесса покупки, и достаточно широки, чтобы включить всю вашу документацию.

Что вам нужно

Вам не нужно знать мнение своих пользователей задом наперед, чтобы создать хорошую таксономию. В идеале он должен быть похож на другие «таксономии», которые они видели ранее, для максимальной эффективности.

Последовательность является ключевым фактором, и, пока у вас есть сочувствие, вы сможете эффективно классифицировать. Организационные цели важны, но они являются наименее значимым фактором, когда речь идет о категоризации.

Определите области вашей организации или продукта

Ваши категории отражают взаимосвязь между потребностями ваших клиентов и областью знаний о вашем сайте. Областью знаний, скорее всего, будет работа вашей организации или продукт, а также функции и связанные с ними концепции.Потребности ваших пользователей — это то, ради чего они пришли к вам.

Внешняя база знаний

Внешние базы знаний часто представляют определенный продукт или услугу. Это означает, что вы можете упорядочить свои категории по функциям или придумать конкретные области проблем, с которыми обычно сталкиваются ваши пользователи.

У вас будет не только информация о вашем продукте, но также могут быть связанные концепции, функциональные возможности и варианты использования.

Если ваша база знаний посвящена программному обеспечению поддержки клиентов, ваши категории могут быть следующими:

• Начало работы
• Управление учетными записями
• Технические проблемы
• Отчетность
• Интеграция

Это довольно знакомые категории, которые сразу ориентируют вашего пользователя. ,Процессы не всегда находятся в одной команде. Например, вы можете захотеть хранить всю документацию, относящуюся к «поддержке продукта», в одном месте, независимо от того, существует ли специальная группа.

Внутренняя база знаний

Если ваша база знаний внутренняя, вы, скорее всего, классифицируете ее в соответствии с областью коллектива. Это заманчиво, но обычно лучше сосредоточиться сначала на потребностях пользователей, а затем работать в обратном направлении. Если ваша пользовательская база особенно разнообразна, как в большом университете, то вы можете предоставить начальную основу для понимания.

Для административного отдела университета ваши категории могут быть:

• Людские ресурсы
• Финансы
• Прием
• IT
• Библиотечное обслуживание

В их категории должны входить административный персонал, академический персонал, библиотечный персонал, обслуживающий персонал, нынешние студенты, бывшие студенты и многие другие возможные пользователи. В этом случае лучше придерживаться организационной структуры.

В идеале вы должны маркировать свои категории внутренними процессами, которые вы используете в своей компании, а не основывать их исключительно на внутренних командах.Например, «финансовый» является более описательным и запоминающимся, чем «бухгалтерия».

Ваша очередь

Задайте вашим клиентам несколько вопросов, чтобы собрать больше информации о том, как они взаимодействуют с вашим продуктом или услугой. Используйте свою эмпатию и объедините ее с любой аналитикой, которая вам нужна, чтобы выбрать лучшие категории для своих знаний.

Как сгруппировать ваш контент

Большинство баз знаний имеют контент, сгруппированный с использованием уровня «глубины» или «детализации». Зернистость — это размер относительно целого.

Представьте себе атом — он состоит из частиц разного размера, каждую из которых можно разбить на более мелкие частицы. Эти субатомные частицы:

• Составные частицы — составленные из более мелких частиц
• Элементарные частицы — наименьшая единица вещества

Источник изображения

Содержимое на аналогичном уровне «глубины» должно быть сгруппировано вместе ,

Что если у вас нет уже существующей системы, на которой вы могли бы основывать свои категории, такие как биологическое разнообразие или субатомные частицы? Вы можете решить, что хотите иметь пять категорий верхнего уровня, и установить границы на основе наличия пяти сегментов примерно одинакового размера.

Вы можете использовать форматирование, чтобы различать разные уровни контента. Вводный контент может быть короче и более наглядным, написанным более разговорным тоном. Оно может быть написано так, чтобы оно предназначалось для более общего пользователя или начинающего пользователя, менее терпеливого к вашему продукту.

Подумайте о ваших категориях с точки зрения глубины

«Уровень глубины» ваших категорий должен ориентировать вашего пользователя. Это означает, что имена вашей категории должны иметь одинаковый уровень глубины, если они находятся на одном уровне — верхний уровень, второй уровень вниз, третий уровень вниз и т. Д.

Это равенство глубины (или веса) создает согласованность в вашей системе и способствует ощущению разумного замысла.

Эмоциональная значимость

Используйте свое интуитивное понимание эмоциональной значимости слов, чтобы помочь вам в этом процессе. Слова для категорий высшего уровня должны быть «символическими», а не «описательными». Это концепции, а не действия.

Контекст

Значение слов также зависит от контекста, в котором вы их найдете.Например, слово «сообщество» является более значимым в контексте мира в целом, чем в вашем местном районе. Тем не менее понятия все еще связаны.

Различение категорий и контента

Часть контента — это единица документации, например статья или видео. Это можно рассматривать как «остановку» на вашей карте.

Контент, который концептуально связан, может быть сгруппирован в категории. Например, все содержимое относится к выполнению определенной задачи, такой как управление учетной записью пользователя.Категории могут быть целой «зоной» сами по себе или частью большей зоны.

Категории функционируют как указатели для вашего пользователя, направляя их к определенным типам контента, которые были размещены вместе. Насколько хорошо работает этот механизм, зависит от того, использовали ли вы терминологию, которая является запоминающейся и знакомой вашим пользователям.

Создайте свои категории верхнего уровня

Категории верхнего уровня обычно обозначаются короткими словами или фразами, которые охватывают большой объем документации.Они широкие и неспецифичные.

Это означает, что ваши категории верхнего уровня должны быть широкими и широкими, чтобы охватывать широкий спектр контента, такого как «ваша учетная запись» и «аналитика».

Их не следует называть такими вещами, как «роль разрешения редактора», «изменение ваших контактных данных» и «как найти ваших уникальных посетителей».

Вы видите разницу?

Ваши категории верхнего уровня должны быть достаточно широкими областями, которые ваши клиенты ожидают увидеть, когда попадут в вашу базу знаний.

Примеры

В качестве примера рассмотрим MailChimp:

Полоса может занимать позицию для самых популярных документов. С документами Stripe они представляют свои категории верхнего уровня как: Платежи, Подписки, Подключиться и Радар, потому что это то, что они считают наиболее важными областями для своих пользователей.

Wave сгруппировала свой контент на основе различных целей для пользователя: начало работы, руководства и справочная информация.

Как выбрать категории верхнего уровня

Они должны отражать ваш продукт, а также отражать другие базы знаний.Использование ожидаемой таксономии основывается на предыдущем опыте ваших клиентов и уменьшает количество усилий, необходимых для изучения новой системы.

В то же время вам необходимо представить свои темы в естественной и логичной форме. То, что это делают все остальные, не означает, что это правильный путь. Ваши категории высшего уровня также должны отражать то, как клиенты взаимодействуют с вашей компанией, и что они считают наиболее важными темами для изучения. Сочувствие является абсолютно ключевым здесь.

Сколько категорий я должен иметь?

Постарайтесь, чтобы общее количество категорий верхнего уровня было меньше десяти (пять, если вы можете управлять этим). Это для простоты.

Кроме того, убедитесь, что они так же важны, чтобы ордер был включен в категорию высшего уровня.

Создайте свои подкатегории

После того, как вы определились с широкими категориями высшего уровня, их необходимо разделить на подкатегории. Ваши подкатегории — это то, что отделяет каждый уровень вашего контента друг от друга.

Обычно они сначала скрыты, чтобы уменьшить сложность информации, которую должны видеть пользователи. Пользователи могут щелкнуть по каждой категории, чтобы раскрыть ее содержание.

Github делает это следующим образом:

Их метод на самом деле довольно сложен, потому что вы можете видеть слишком много всего сразу. Bitbucket работает усерднее, чтобы скрыть некоторую сложность:

Сокрытие сложности

Чем сложнее ваш продукт, тем больше вероятность того, что вам потребуется множество подкатегорий.Имейте в виду, что не все категории должны быть разделены дальше и могут быть просто хороши сами по себе. Не стремитесь к симметрии только ради этого.

В KnowledgeOwl страницы контента также могут быть категориями, потому что иногда тема должна находиться на том же уровне, что и категория, но не может быть разделена дальше.

По мере того, как пользователи все глубже и глубже изучают вашу базу знаний, некоторые статьи могут объяснять очень технические концепции или затрагивать короткие, но детализированные темы.

Быстрые ссылки

Если у вас есть контент, скрытый глубоко в подкатегории, но вы считаете, что пользователям важно видеть его на главной странице, вы всегда можете просмотреть его с помощью быстрых ссылок или часто используемых статей.

PRO СОВЕТ: Если вам не нужно иметь много подкатегорий, вы также можете организовать более короткие или более детализированные фрагменты контента в более широкие «руководства». Руководства охватывают более широкий спектр понятий, чем вы обычно найдете на одной странице содержимого.

Руководства «Приступая к работе» пользуются популярностью среди компаний «Программное обеспечение как сервис» и документации, ориентированной на разработчиков.

Как обращаться с «глубоким» контентом

Некоторая информация написана на более продвинутом (или «более глубоком») уровне для более опытных пользователей или более технических пользователей. Он больше не может быть разбит, и все же для такого рода контента трудно «стоять в одиночестве» — и вы не должны этого хотеть.

Страница контента высокого уровня может концептуально ссылаться на другой контент глубокого уровня, содержащийся в отдельных категориях, поэтому в этом случае вы можете использовать гиперссылку.Ссылка может быть либо из соответствующего термина в вашей документации, либо в ссылках / сносках вашей документации.

Вы также можете сделать ссылку на внешний справочный материал или глоссарий.

Просмотрите с вашей командой

Соберите как можно больше информации от вашей команды при классификации вашей базы знаний. Другие люди могут иметь точку зрения, которую вы не имеете. Они будут лучше знать, что там должно быть, и в то же время твердо стоять за свою таксономию.

Ваша команда поддержки клиентов будет иметь особое значение в этом упражнении, поскольку они знают ваших клиентов и их перспективы.

После того, как вы определились со своими категориями, покажите свой план своей команде для окончательного анализа, чтобы убедиться, что он имеет смысл и, вероятно, будет полезен.

В качестве вдохновения используйте другие базы знаний

Не гордитесь, чтобы учиться. Другие люди делали подобные вещи раньше и делали их хорошо. Начните обращать внимание на другие базы знаний и их структуру, чтобы создать представление о том, что работает хорошо.

Вот список хороших баз знаний:

Помните, что категории каждой базы знаний различаются в зависимости от ее конкретной цели, уникального контекста и разной клиентской базы.

Не пытайтесь напрямую копировать чей-либо дизайн, а вместо этого черпайте вдохновение из других баз знаний, которые вам нравятся, для создания собственной соответствующей классификации.

Что произойдет, если я не буду хорошо классифицировать?

Если вы не сможете правильно классифицировать свою документацию, ваши пользователи будут очень разочарованы и подумают, что вы их не знаете. Чрезмерная зависимость от панели поиска похожа на ожидание того, что ваши клиенты сделают всю работу за вас. Это также не сильно помогает в изучении вашего продукта.

Предоставление им концептуальной основы — карты — для вашей базы знаний дает клиентам возможность принимать активное участие в вашем продукте.

Резюме

Категории вашей базы знаний являются важной частью создания исключительной поддержки для ваших пользователей. Убедитесь, что вы используете свои термины и ярлыки последовательно.

Убедитесь, что вы сравниваете свои категории с другими в отрасли и спрашиваете их команду перед тем, как принять окончательное решение.

Не забывайте использовать диаграммы на протяжении всего процесса, особенно старые добрые перо и бумага.